Como atender chamadas quando não pode responder
Quando não pode atender uma chamada da empresa, a pergunta útil é o que a pessoa precisa a seguir: uma resposta rápida, uma marcação ou uma mensagem para a sua equipa. A solução certa depende de quais destes pedidos recebe com mais frequência.
Escolha a resposta de que quem liga precisa
O voicemail é útil quando basta uma mensagem gravada e uma chamada de volta mais tarde. O reencaminhamento para um colega funciona quando há alguém disponível para atender. Uma rececionista IA pode responder a perguntas de rotina e recolher pedidos enquanto a sua equipa está ocupada.
- Precisa que lhe liguem de volta? Recolher o nome, o número e o motivo da chamada.
- Precisa de informação? Responder com os serviços, preços e horários aprovados.
- Precisa de uma marcação? Consultar o calendário ligado e confirmar um horário disponível.
Pode manter o número atual da empresa?
O reencaminhamento de chamadas pode permitir-lhe manter o número que os seus clientes já conhecem. Consoante o seu operador, as chamadas podem ser reencaminhadas quando não atende, quando a linha está ocupada ou com outras definições disponíveis.
Antes da ativação, a equipa PULSE revê consigo as opções. A disponibilidade e os custos do reencaminhamento dependem do seu operador; o preço do serviço de IA, por si só, não indica o custo total do reencaminhamento.
O que deve acontecer fora do horário?
Decida o que pode ser respondido de imediato e o que deve esperar pela sua equipa. A Elena pode explicar os seus horários, responder a perguntas com a informação do seu negócio e recolher um pedido. Com o seu calendário ligado, as marcações seguem os horários e as regras que definiu.
Um pedido que pareça urgente deve seguir as indicações que aprovou. Decida que informação recolher e que próximo passo explicar, em vez de deixar essa decisão ao assistente.
Teste três situações antes de começar
Experimente uma pergunta de rotina, um pedido de marcação e uma pergunta que precise da sua equipa. Verifique a conversa e o email que chega depois: alguém consegue perceber o pedido sem pedir ao cliente que comece de novo?
Pode falar com a Elena aqui para explorar a experiência. Utilize dados fictícios. Quando nos explicar como funciona o seu negócio, a equipa PULSE prepara e testa consigo o seu próprio serviço.
As demos são conversas reais com os nossos assistentes de IA. Utilize dados fictícios.