Comment répondre aux appels quand vous êtes occupé

Choisir la suite adaptée à chaque appel

Le répondeur convient si un message et un rappel ultérieur suffisent. Le renvoi vers un collègue aide si quelqu’un est disponible. Une réceptionniste IA peut répondre aux questions courantes et recueillir les demandes pendant que votre équipe est occupée.

• Un rappel : recueillir le nom, le numéro et le motif.
• Une information : répondre avec vos services, tarifs et horaires.
• Un rendez-vous : consulter l’agenda connecté et confirmer un créneau disponible.

Peut-on conserver son numéro habituel ?

Le renvoi d’appel peut permettre à vos clients de continuer à utiliser votre numéro. Selon l’opérateur, il peut être disponible lorsque vous ne répondez pas, lorsque la ligne est occupée ou avec d’autres réglages.

Avant le démarrage, l’équipe PULSE étudie les possibilités avec vous. La disponibilité et les frais du renvoi dépendent de votre opérateur. Le prix du service IA ne suffit donc pas à connaître le coût du renvoi.

Que faire en dehors des horaires d’ouverture ?

Décidez de ce qui peut être traité immédiatement et de ce qui attendra votre équipe. Elena peut donner vos horaires, répondre avec vos informations et recueillir une demande. Avec l’agenda connecté, les rendez-vous suivent les horaires et règles préparés.

Une demande qui semble urgente doit suivre vos consignes : quelles informations recueillir et quelle suite expliquer ? Mieux vaut définir ces étapes avant l’activation.

Tester trois situations avant le lancement

Une question fréquente, une demande de rendez-vous et un sujet nécessitant votre équipe. Vérifiez aussi l’email reçu : permet-il de comprendre la demande sans demander au client de tout répéter ?

Vous pouvez parler à Elena ici avec des informations fictives. Ensuite, l’équipe PULSE prépare votre propre service et teste avec vous des situations de votre entreprise.