Anrufe annehmen, wenn Sie beschäftigt sind

Welche Antwort brauchen Ihre Anrufer?

Ein Anrufbeantworter eignet sich, wenn eine Nachricht und ein späterer Rückruf reichen. Eine Rufumleitung zu einem Kollegen hilft, wenn dort jemand erreichbar ist. Ein KI-Telefonassistent kann häufige Fragen beantworten und Anfragen aufnehmen, während Ihr Team beschäftigt ist.

• Rückruf gewünscht: Name, Nummer und Anliegen aufnehmen.
• Auskunft benötigt: Leistungen, Preise und Öffnungszeiten erklären.
• Termin gesucht: den verbundenen Kalender prüfen und eine freie Zeit bestätigen.

Können Sie Ihre bestehende Nummer behalten?

Mit einer Rufumleitung können Kunden möglicherweise weiterhin Ihre bekannte Nummer anrufen. Je nach Anbieter lassen sich Anrufe bei Nichtannahme, bei besetzter Leitung oder über andere verfügbare Einstellungen umleiten.

Das PULSE-Team prüft die Möglichkeiten vor dem Start mit Ihnen. Verfügbarkeit und Kosten hängen von Ihrem Telefonanbieter ab. Der Preis des KI-Service allein sagt deshalb noch nicht aus, was die Rufumleitung kostet.

Was passiert ausserhalb der Öffnungszeiten?

Legen Sie fest, was sofort beantwortet werden kann und was Ihr Team später übernimmt. Elena kann Öffnungszeiten erklären, Fragen mit Ihren Informationen beantworten und Anliegen aufnehmen. Mit verbundenem Kalender richtet sich die Terminbuchung nach Ihren Zeiten und Regeln.

Für dringend klingende Anliegen braucht es klare Vorgaben: Welche Informationen werden erfasst und welcher nächste Schritt wird erklärt? Diese Entscheidung sollte vor dem Start feststehen.

Drei Situationen vor dem Start testen

Testen Sie eine häufige Frage, eine Terminbuchung und ein Anliegen für Ihr Team. Prüfen Sie auch die anschliessende E-Mail: Versteht die nächste Person den Fall, ohne den Kunden alles erneut fragen zu müssen?

Mit Elena können Sie das Gespräch hier ausprobieren. Verwenden Sie fiktive Angaben. Danach bereitet das PULSE-Team Ihren eigenen Service vor und prüft mit Ihnen typische Situationen Ihres Unternehmens.